Dane opublikowane przez Polski Instytut Ekonomiczny wskazują, że w 2023 roku na pracę zdalną lub hybrydową zdecydowało się 33% polskich przedsiębiorstw. Za zjawiskiem rosnącego zainteresowania pracą w trybie zdalnym musiały pójść więc konkretne regulacje prawne. Przepisy dotyczące pracy zdalnej zostały ostatecznie sprecyzowane w kwietniu 2023 roku w nowelizacji Kodeksu pracy. W tym artykule szczegółowo wyjaśniamy najważniejsze zagadnienia.
Regulamin pracy zdalnej a kodeks pracy
Praca zdalna została wprowadzona do Kodeksu pracy ustawą z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 240). Jednocześnie uchylono dotychczasowe regulacje prawne w zakresie teleporady. Nowe przepisy regulujące pracę zdalny obowiązują od 7 kwietnia 2023 r.
Praca zdalna w kodeksie pracy – definicja i wymagania
Zgodnie z art. 67(18) k.p., pod pojęciem praca zdalna rozumie się pracę wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Z powyższego postanowienia wynika więc, że pracownik ma prawo wykonywać obowiązki służbowe w pełni zdalnie lub w modelu hybrydowym (częściowo z biura, a częściowo z domu lub innego wskazanego miejsca). Każdorazowo pracownik pozostaje jednak w obowiązku poinformowania pracodawcy o miejscu, z którego wykonuje obowiązki wynikające ze stosunku pracy.
Kodeks pracy wyodrębnia ponadto pracę zdalną okazjonalną, gdy o wyborze dni pracy poza siedzibą biura decyduje pracownik. Ustalenia dotyczące pracy zdalnej mogą zostać określone zarówno na etapie podpisywania umowy o pracę, jak i w trakcie zatrudnienia (w postaci zmiany warunków umowy o pracę, bez wymogu formy pisemnej).
Regulamin pracy zdalnej
Co do zasady, regulamin pracy zdalnej ustala się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową. W sytuacji, gdy u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca powinien wprowadzić regulamin wykonywania pracy zdalnej po uprzedniej konsultacji z przedstawicielami pracowników.
Istnieje również możliwość skierowania pracownika na pracę zdalną na mocy indywidualnego porozumienia zawartego między pracownikiem a pracodawcą lub polecenia wykonywania pracy zdalnej.
Kluczowe elementy regulaminu pracy zdalnej
Obligatoryjne elementy regulaminu pracy zdalnej zostały wyszczególnione w art. 67(20) § 6 k.p.:
- grupa/grupy pracowników, których dotyczy praca zdalna;
- zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów wynikających z wykonywania pracy zdalnej (m.in. materiały i narzędzia pracy, wydatki na ich instalację, serwis i konserwację, a także koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych);
- zasady w zakresie kontroli wykonywania pracy przez pracownika zdalnego (np. wdrożenie oprogramowania do monitorowania czasu pracy);
- zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
- zasady kontroli respektowania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym danych osobowych;
- zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu urządzeń powierzonych pracownikom.
Praca na zasadach home office – jak dostosować regulamin do własnych potrzeb?
Regulamin pracy zdalnej powinien być każdorazowo dostosowany do indywidualnej sytuacji danego przedsiębiorstwa. Często konieczne może okazać się uzupełnienie kodeksowej listy postanowień o dodatkowe elementy, odpowiadające specyfice konkretnej działalności. Takimi fakultatywnymi zapisami mogą być postanowienia dotyczące np. rozkładu dni pracy hybrydowej czy procedury zgłaszania przez pracownika potrzeby przejście na pracę zdalną.
Obowiązki związane z pracą zdalną – co warto wiedzieć?
Podstawowym obowiązkiem pracodawców jest zapewnienie pracownikom odpowiedniego przeszkolenia w zakresie pracy zdalnej i bezpieczeństwa danych, a także dostarczenie niezbędnego wsparcia technicznego.
Odpowiedzialność pracodawcy za bezpieczeństwo i higienę pracy
Pracodawca wobec pracownika zdalnego pozostaje w obowiązku spełnienia wymogów w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, z wyłączeniem:
- obowiązku organizowania stanowiska pracy zgodnie z przepisami i zasadami BHP (w przypadku pracy zdalnej obowiązek ten spoczywa na pracowniku);
- obowiązku dbania o bezpieczny stan pomieszczeń pracy i wyposażenia technicznego;
- obowiązków ujętych w rozdziale III Kodeksu pracy związanych z pomieszczeniami pracy i obiektami budowlanymi;
- obowiązku dotyczącego urządzeń sanitarnych i środków higieny osobistej;
- obowiązku dostarczania napojów i posiłków profilaktycznych;
- obowiązku zapewnienia pierwszej pomocy w nagłych wypadkach.
Co istotne, każdy pracownik wykonujący swoje obowiązki zdalnie podlega szkoleniom okresowym BHP.
Wsparcie techniczne i organizacyjne dla pracowników w home office
Kluczowym obowiązkiem spoczywającym na pracodawcy jest:
- zapewnienie pracownikom zdalnym niezbędnych materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych (jednocześnie ustawodawca przewiduje możliwość używania przez pracowników prywatnych narzędzi, pod warunkiem, że obie strony tak postanowią, a prywatne urządzenie techniczne i pozostałe narzędzia pracy gwarantują oczekiwane bezpieczeństwo – wówczas pracownikowi zdalnemu przysługuje stosowny ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą);
- zapewnienie instalacji, serwisu i konserwacji niezbędnych narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, lub pokrycie kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi, a także kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych;
- pokrycie innych kosztów mających bezpośredni związek z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli taki obowiązek został ujęty w porozumieniu bądź regulaminie (a w przypadku ich braku – w wydanym poleceniu lub porozumieniu zawartym z pracownikiem);
- zapewnienie pracownikowi zdalnemu niezbędnych szkoleń i pomocy technicznej.
Pracodawca pozostaje również w obowiązku umożliwić pracownikowi zdalnemu przebywanie na terenie zakładu pracy, a także swobodne kontaktowanie się ze współpracownikami i korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy na zasadach przyjętych dla wszystkich pracowników.
Praca na zasadach home office a obowiązki pracownika
Praca zdalna oznacza konkretne obowiązki również dla pracownika. Głównym z nich jest konieczność dostosowania zdalnego stanowiska pracy do wymogów określonych w zasadach BHP (m.in. biurko, krzesło biurowe, dostęp do światła dziennego itd.), co wymaga potwierdzenia w oświadczeniu dla pracodawcy.
Pracownik zdalny pozostaje ponadto w obowiązku każdorazowo uzgodnić z pracodawcą miejsce wykonywania pracy zdalnej w sytuacji, gdy będzie chciał je tymczasowo zmienić, np. w związku z dłuższym wyjazdem.
Praca z domu a postanowienia w umowie o pracę
Praca zdalna jest elementem umowy o pracę, ponieważ określa jej istotny składnik, jakim jest miejsce wykonywania pracy. Przy uzgodnieniu pracy zdalnej przed zatrudnieniem należy więc wziąć ten fakt pod uwagę na etapie sporządzania treści umowy o pracę.
Praca zdalna a klauzule umowne – co powinno znaleźć się w postanowieniach?
Pracodawcy, którzy zamierzają wprowadzić pracę zdalną jako rozwiązanie jedynie tymczasowe, powinni mieć na uwadze art. 67(22) § 1 k.p., który stanowi, że każda ze stron umowy o pracę ma prawo wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków świadczenia obowiązków.
Ważne jest, by ustalić przy tym termin powrotu do pracy stacjonarnej w ciągu 30 dni od otrzymania wniosku. W razie braku takiego porozumienia pracownik musi pojawić się w siedzibie pracodawcy najpóźniej dzień po upływie rzeczonych 30 dni. Co jednak istotne, przepis ten dotyczy wyłącznie sytuacji, gdy strony umowy o pracę decydują się na pracę zdalną już w trakcie zatrudnienia. Jeśli praca zdalna zostaje wprowadzona do umowy od samego początku, wówczas zmiana formy pracy nie będzie już taka prosta.
Pracodawcy, którzy myślą o pracy zdalnej w kategoriach tymczasowej formy pracy, powinni więc wprowadzać stosowne postanowienia nie na etapie zawierania umowy z pracownikiem, ale już w trakcie jej trwania.
Zmiana formy pracy na home office – procedury i wymogi prawne
Z wnioskiem o wykonywanie pracy zdalnej może wystąpić zarówno pracodawca, jak i sam pracownik. Co więcej, pracodawca pozostaje w obowiązku uwzględnić wniosek złożony przez:
- kobiety w ciąży;
- rodziców:
- wychowujących dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia;
- dziecka z zaświadczeniem o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu lub nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu;
- dziecka z orzeczeniem o niepełnosprawności lub umiarkowanym bądź znacznym stopniu niepełnosprawności;
- dziecka posiadającego opinię o potrzebie wczesnego wspomagania jego rozwoju, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych;
- pracowników sprawujących opiekę nad innym członkiem rodziny lub osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowych, która posiada orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.
