W czwartek, 23 października 2025 r., Ministerstwo Cyfryzacji ogłosiło szeroko komentowaną aktualizację aplikacji mObywatel, dodając nową funkcję, która w przyszłości może całkowicie zmienić sposób zawierania umów i składania dokumentów. W ramach kolejnego kroku w cyfrowej rewolucji, w której – na tle Europy – Polska zdecydowanie przoduje, każdy użytkownik zyskał możliwość bezpłatnego korzystania z kwalifikowanych podpisów elektronicznych w rządowej aplikacji.
Warto jednak wiedzieć, że do złożenia takiego podpisu konieczne jest spełnienie określonych wymagań. Co więcej – nie w każdej sytuacji znajdzie on zastosowanie. Zatem co na ten temat mówi prawo?
Porozmawiajmy o naszej współpracy
Jeżeli są Państwo zainteresowani spersonalizowaną ofertą na usługi prawne zachęcamy do kontaktu.
Kwalifikowane podpisy elektroniczne to technologia dobrze ugruntowana, obecna w Polsce od początku XXI wieku, po raz pierwszy uregulowana Ustawą z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym. Polega ona na cyfrowym nadaniu dokumentowi certyfikatu przypisanego do konkretnej osoby, co umożliwia identyfikację i potwierdzenie tożsamości podpisującego, a także gwarantuje brak zmian w treści od momentu „podpisania”.
Aktualnie obowiązujące regulacje pochodzą z 2016 r. (Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej) i realizują postanowienia unijnego rozporządzenia eIDAS. Na jego mocy kwalifikowane podpisy elektroniczne nie mogą być uznane za nieważne lub niewiążące oraz muszą być traktowane na równi z tradycyjnym podpisem odręcznym.
Można jednak zadać pytanie, dlaczego ostatnie ogłoszenie wzbudziło tak duże zainteresowanie, skoro dotyczyło technologii istniejącej od lat. Otóż dotychczas złożenie podpisu elektronicznego wiązało się z opłatą oraz koniecznością korzystania z zewnętrznego portalu lub programu. Od teraz – do pięciu podpisów miesięcznie w celach prywatnych – będzie całkowicie bezpłatne, a sam proces składania podpisu stanie się bardziej przejrzysty i ujednolicony.
Polskie rozwiązania w tym zakresie dostarczane są głównie przez podmioty prywatne. W aplikacji mObywatel uwzględniono cztery różne usługi: Cencert, SimplySign, SIGILLUM i mSzafir, dostarczane odpowiednio przez Enigma Systemy Ochrony Informacji sp. z o.o., Asseco Data Systems S.A., PWPW S.A. oraz Krajową Izbę Rozliczeniową S.A.
Aby podpisać dokument za pomocą rządowej aplikacji, należy wybrać jedną z wymienionych opcji.
Kwalifikowany podpis elektroniczny stosuje się w wielu sprawach – zarówno codziennych, jak i urzędowych. Zgodnie z art. 78¹ Kodeksu cywilnego, forma elektroniczna oświadczenia woli (jeśli opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym) jest równoważna z formą pisemną.
Pozwala to na wykorzystywanie tej technologii m.in. do zawierania umów niewymagających formy szczególnej (np. aktu notarialnego przy sprzedaży nieruchomości), a także do udzielania pełnomocnictw, podpisywania uchwał zarządu spółki, e-faktur czy ofert składanych w postępowaniach o zamówienia publiczne drogą elektroniczną.
Ponadto przedsiębiorcy mogą w ten sposób podpisywać większość dokumentów urzędowych, takich jak sprawozdania do KRS, oświadczenia do urzędu skarbowego czy pisma do ZUS.
Najważniejszą kwestią praktyczną jest jednak sam proces korzystania z nowej funkcji aplikacji. Warto na wstępie zaznaczyć, że niezbędny będzie smartfon z funkcją NFC (posiada ją większość nowoczesnych modeli) oraz aktywowany mDowód w aplikacji mObywatel i e-dowód, czyli dowód osobisty z warstwą elektroniczną (wydany po 4 marca 2019 r.).
Na podstawie filmu instruktażowego opublikowanego przez Ministerstwo Cyfryzacji, kroki postępowania przy składaniu podpisu kwalifikowanego na dokumencie cyfrowym są następujące:
• Użytkownik wybiera w aplikacji mObywatel usługę Podpis kwalifikowany z listy dostępnych funkcji. Znajduje się ona w kategorii Sprawy urzędowe.
• Następnie należy wskazać jeden z czterech dostępnych podpisów kwalifikowanych: Cencert (dostawca Enigma), SimplySign (dostawca Asseco Data Systems), SIGILLUM (dostawca PWPW) lub mSzafir (dostawca KIR). Kolejność ich wyświetlania jest losowa i może różnić się przy każdym uruchomieniu usługi.
• Po wyborze dostawcy użytkownik zostanie przekierowany na jego stronę internetową, aby zaakceptować regulaminy i rozpocząć proces składania podpisu kwalifikowanego na dokumencie elektronicznym. Należy postępować zgodnie z instrukcjami widocznymi na stronie dostawcy.
• Kolejnym etapem jest potwierdzenie tożsamości. Aplikacja wykorzystuje w tym celu certyfikat mDowodu oraz certyfikat obecności z e-dowodu użytkownika. Należy potwierdzić dane z mDowodu przekazywane dostawcy przez aplikację oraz przygotować dowód osobisty z warstwą elektroniczną.
• Następnie użytkownik zostanie poproszony o podanie numeru CAN e-dowodu – sześciocyfrowego numeru znajdującego się w prawym dolnym rogu strony ze zdjęciem – i przyłożenie e-dowodu do anteny NFC z tyłu telefonu.
• Po pomyślnym potwierdzeniu tożsamości rozpocznie się proces generowania certyfikatu i składania podpisu kwalifikowanego. W zależności od wybranego dostawcy może być konieczne zatwierdzenie komunikatu PUSH, który pojawi się na ekranie aplikacji.
• Gotowe – dokument został podpisany. Następnie należy zapisać plik w pamięci urządzenia.
Oficjalny film instruktażowy dostępny jest pod linkiem:
🔗 https://youtu.be/fGOvw1ywQSg
W przypadku pytań dotyczących prawnych aspektów kwalifikowanych podpisów elektronicznych oraz innych technologii zapraszamy do kontaktu mailowego pod adresem: office@keller.pl
