E-doręczenia – od kiedy i kogo obowiązuje system doręczeń elektronicznych?

E-doręczenia (ADE) to usługa zaufania, co oznacza, że może być stosowana w każdym procesie administracyjnym, sądowym i cywilnym. Obowiązek posiadania adresu do e-doręczeń wejdzie w życie dla pierwszej grupy podmiotów wraz z dniem 1 stycznia 2025 r., a docelowo usługa ta ma w całości zastąpić tradycyjną korespondencję z urzędami oraz  korespondencję obsługiwaną za pośrednictwem systemu ePUAP. Czym jest adres do e-doręczeń i jak wygląda harmonogram wdrożenia tej usługi? Szczegółowe wyjaśnienie w dalszej części artykułu.

Czym są e-Doręczenia?

To usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, które jest równoważna tradycyjnemu listowi poleconemu za potwierdzeniem odbioru lub doręczeniu osobistemu. E-doręczenia zostały uregulowane przede wszystkich w dwóch aktach prawnych:

1. ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. DZ. U. z 2024 r. poz. 1045) oraz aktach wykonawczych do przedmiotowej ustawy;
2. rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (rozporządzenie eIDAS) (Dz. U. UE. L. z 2014 r. Nr 257, str. 73).

Jakich podmiotów dotyczą e-doręczenia?

E-doręczenia to forma komunikacji, z której docelowo będą korzystać zarówno podmioty publiczne, jak i przedsiębiorcy oraz przedstawiciele zaufania publicznego. Usługa będzie dostępna również dla obywateli, choć w tym przypadku jej wdrożenie ma charakter jedynie fakultatywny.

Czym jest baza adresów elektronicznych (BAE)?

Baza adresów elektronicznych (BAE) to publiczny rejestr prowadzony przez ministra właściwego do spraw informatyzacji, w którym gromadzone są wszystkie adresy do e-doręczeń. Na etapie wnioskowania o ADE tożsamość właściciela adresu podlega weryfikacji, co gwarantuje wiarygodność danych zamieszczanych w bazie. 

Co istotne, założenie adresu do e-doręczeń jest równoznaczne ze wskazaniem go jako adresu do korespondencji urzędowej. Dodanie adresu do BAE oznacza zatem, że urzędy korzystające z usługi e-doręczeń od tego momentu będą przesyłać korespondencję co do zasady drogą elektroniczną. 

Obowiązek wdrożenia e-Doręczeń – od kiedy wchodzi w życie?

Początkowy termin obowiązku stosowania e-doręczeń przed podmioty wyszczególnione w ustawie o doręczeniach elektronicznych został wyznaczony na 1 października 2024 r. Jednak z uwagi na niegotowość systemu informatycznego, prawodawca zdecydował o zmianie terminu dla wdrożenia e-doręczeń. 

Zgodnie z komunikatem Ministra Cyfryzacji z dnia 12 lipca 2024 r. zmieniającym komunikat w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym (Dz. U. poz. 1078), 1 stycznia 2025 r. to termin wdrożenia systemu e-doręczeń dla pierwszej grupy podmiotów.

Ustawa o doręczeniach elektronicznych – terminy i harmonogram wdrożenia

Regulacja wchodzi w życie etapami zgodnie z poniższym harmonogramem, wynikającym z komunikatu.

Terminy dla podmiotów publicznych:

od 1 stycznia 2025 r.:

• organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy (art. 155 ust. 1 ustawy);
• inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy (art. 155 ust. 2 ustawy);
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (art. 155 ust. 3 ustawy);
• Narodowy Fundusz Zdrowia (art. 155 ust. 4 ustawy);
• agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i powołane przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych (art. 155 ust. 5 ustawy);
• jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne oraz samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (art. 155 ust. 6 ustawy);
• inne podmioty publiczne (art. 155 ust. 9 ustawy);

1 października 2029 r.: 

• jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej (art. 155 ust. 6 ustawy);
• sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna (art. 155 ust. 7 ustawy).

Terminy dla podmiotów niepublicznych:

Od 1 stycznia 2025 r.:

• osoby wykonujące zawody zaufania publicznego (adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy, notariusz);
• podmioty niepubliczne rejestrujące się do KRS od 1 stycznia 2025 r. (art. 9 ust. 1 pkt 1–8, art. 155 ust. 10 oraz art. 166 pkt 5 ustawy);
• podmioty niepubliczne wnioskujące o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (art. 152 ust. 1 ustawy);

Od 1 kwietnia 2025 r.:

• podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r. (art. 151 ust. 1 ustawy);

Od 1 lipca 2025 r.:

• podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. – w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r. (art. 152 ust. 2 ustawy);

Od 1 października 2026 r.: 

• podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEiDG do 31 grudnia 2024 r. (art. 152 ust. 3 ustawy).

Jak założyć skrzynkę do e-doręczeń?

W pierwszym kroku należy wypełnić wniosek o adres do doręczeń elektronicznych:

• przedsiębiorcy prywatni – wnioskują drogą elektroniczną za pośrednictwem portalu biznes.gov.pl;
• podmioty publiczne – wnioskują za pomocą e-usługi dostępnej na stronie gov.pl.

Zakładając ADE u prywatnego dostawcy, należy dodatkowo złożyć wniosek o dodanie adresu do bazy adresów elektronicznych. W sytuacji, gdy wniosek składa pełnomocnik, członek organu uprawnionego do reprezentacji lub prokurent, a uprawnienie do złożenia wniosku w imieniu przedsiębiorcy nie wynika z CEiDG ani KRS, wówczas należy przygotować dodatkowo stosowne pełnomocnictwo oraz potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej.

Wypełnienie wniosku

Aby wypełnić wniosek, należy zalogować się na odpowiednią platformę za pomocą profilu zaufanego lub e-dowodu. Wymagane jest podpisanie wniosku elektronicznie (profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym, e-dowodem lub pieczęcią elektroniczną) przez osoby uprawnione do reprezentacji przedsiębiorcy lub pełnomocnika posiadającego umocowanie do przedłożenia dokumentu.

W kolejnym kroku urząd zweryfikuje złożony wniosek pod kątem kompletności i poprawności wprowadzonych danych. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, wnioskodawca zostanie wezwany do uzupełnienia braków formalnych w terminie 7 dni.

Następnie Minister Cyfryzacji utworzy adres i skrzynkę do e-doręczeń, a stosowna informacja zostanie przesłana na podany we wniosku adres mailowy wraz z instrukcją aktywowania skrzynki.

Aktywacja skrzynki

Aktywacja skrzynki jest niezbędna do tego, by adres do doręczeń elektronicznych stał się widoczny w BAE, a skrzynka zaczęła działać. Aby ją aktywować, należy postępować zgodnie z otrzymaną mailowo instrukcją. Na tym etapie konieczne będzie wskazanie też adresu e-mail, na który będą wysyłane powiadomienia m.in. o oczekujących przesyłkach.

Przedsiębiorcy wpisani do KRS muszą wyznaczyć administratora skrzynki. Natomiast przedsiębiorcy wpisani do CEiDG mogą zarządzać nią samodzielnie lub również wyznaczyć administratora.

Kwalifikowani Dostawcy Usług (KDU) dla rejestrowanego doręczenia elektronicznego

Kwalifikowani Dostawcy Usług (KDU) to podmioty, które zostały wpisane do rejestru dostawców usług zaufania i posiadają uprawnienia do świadczenia komercyjnej usługi e-Doręczeń. Umożliwia ona prowadzenie korespondencji nie tylko z podmiotami publicznymi, ale także między podmiotami niepublicznymi, w tym między przedsiębiorstwami a obywatelami.

Publiczny dostawca e-Doręczeń

Podmiotem publicznym powołanym do świadczenia bezpłatnej usługi e-doręczeń jest Poczta Polska S.A., która zapewnia komunikację z podmiotami publicznymi oraz publiczną usługę hybrydową (PUH) przeznaczoną wyłącznie dla podmiotów publicznych. Dzięki PUH podmioty te będą miały szansę komunikowania się z osobami wykluczonymi cyfrowo, które będą mogły odbierać urzędową korespondencję w tradycyjnej, papierowej wersji, mimo że w urzędzie nadawczym będą one zapisane w sposób cyfrowy.

Niepubliczni dostawcy usług zaufania

Wśród Kwalifikowanych Dostawców Usług znajdują się:

• Asseco Data Systems S.A.
• Autenti sp. z o.o.
• KFJ Inwestycje Sp. z o.o.
• Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A.