Członka Zarządu w spółkach kapitałowych powołują najczęściej wspólnicy lub akcjonariusze. W niektórych wypadkach powołania członka zarządu może dokonać również rada nadzorcza. Powołania do zarządu dokonuje się poprzez podjęcie stosownej uchwały. Członkowie zarządu nie zawsze jednak sprawują wyłącznie czynności zarządcze i bardzo często zajmują się również innymi zadaniami w spółce – w takich wypadkach warto zastanowić się, czy oprócz powołania do zarządu można też zawrzeć z członkiem zarządu odrębną umowę, która będzie regulowała inne czynności, które wykonuje dla spółki. Spółka może zawrzeć z członkiem zarządu różne rodzaje umów, np. kontrakt managerski, umowę zlecenia lub umowę B2B albo umowę o pracę. W tym wpisie znajdziesz przydatne wskazówki dotyczące zawierania z członkiem zarządu umowy o pracę.
Możliwość zawarcia umowy o pracę z członkiem zarządu spółki
Zawarcie przez spółkę z jej członkiem zarządu umowy o pracę będzie w większości przypadków dopuszczalne (wyjątek dotyczy niektórych jednoosobowych spółek, co zostanie omówione w dalszej części). W takich przypadkach zastosowanie standardowego wzoru umowy o pracę stosowanego w spółce może być jednak niewystarczające. Konieczne będzie też spełnienie pewnych warunków formalnych również przy samym podpisywaniu umowy.
Umowa o pracę członka zarządu a jego status
Warto zdawać sobie sprawę, że zawarcie z członkiem zarządu umowy o pracę spowoduje, że będzie on posiadał wobec spółki podwójny status. W ramach każdej z ról (członka zarządu oraz pracownika) osoba ta będzie miała inne obowiązki i uprawnienia. Inaczej będą się również przedstawiać zasady odpowiedzialności w ramach obydwu ról. Członek zarządu będący pracownikiem może również otrzymywać odrębne wynagrodzenie z tytułu stosunku pracy oraz z tytułu pełnienia funkcji w organie zarządzającym spółki. Taki podwójny status powoduje, że relacje członka zarządu będącego pracownikiem ze spółką są bardzo specyficzne i regulują je dwa reżimy prawne – przepisy prawa pracy oraz prawa handlowego. Z uwagi na to, że nie zawsze da się wyraźnie rozgraniczyć obie role, trzeba być bardzo ostrożnym przy podejmowaniu pewnych decyzji i opieraniu się na konkretnej podstawie prawnej.
Członek zarządu jako jedyny wspólnik spółki
Jeżeli jedyny wspólnik będzie jednocześnie jedynym członkiem zarządu spółki, to przyjmuje się wtedy, że nie jest możliwe zawarcie umowy o pracę z takim członkiem zarządu. Uzasadnia się to tym, że nie występuje wtedy konieczny dla umowy o pracę warunek polegający na podporządkowaniu pracowniczym i sprawowaniu kontroli przez pracodawcę nad wykonywaniem przez pracownika jego obowiązków. Sytuacja jest bardziej skomplikowana w przypadku, gdy w spółce są też inni wspólnicy, jednak posiadają oni niewielkie uprawnienia (wspólnicy mniejszościowi) – w takich przypadkach istnieją rozbieżności w orzecznictwie co do możliwości zawarcia umowy o pracę z członkiem zarządu. Aby ustalić, czy będziemy mogli w danym przypadku zawrzeć umowę o pracę z członkiem zarządu powinniśmy przeanalizować całokształt okoliczności (m.in. ilość wspólników i liczba przysługujących im udziałów, liczebność zarządu i zasady jego funkcjonowania, istnienie w spółce rady nadzorczej).
Umowa o pracę dla członka zarządu niebędącego jedynym wspólnikiem
Jeżeli ustalimy, że w danym przypadku możemy zawrzeć z członkiem zarządu umowę o pracę, to należy zastanowić się nad treścią tej umowy. Oprócz standardowych elementów takiej umowy warto pamiętać, aby dobrze przemyśleć wskazany w niej zakres obowiązków. Nie powinniśmy wymieniać w umowie o pracę czynności, które mieszczą się w zakresie obowiązków członka zarządu – wyraźne rozgraniczenie obowiązków pracowniczych od czynności zarządczych pozwoli w przyszłości uniknąć trudności w ustaleniu właściwej podstawy prawnej dla danej działalności takiej osoby w spółce. Pamiętajmy, że odpowiedzialność pracownika względem pracodawcy jest mocno ograniczona natomiast członek zarządu odpowiada w zasadzie bez ograniczeń za swoje uchybienia.
Konsekwencje zawarcia umowy o pracę z członkiem zarządu
W przypadku zawarcia z członkiem zarządu umowy o pracę musimy pamiętać, że należy wypłacać mu z tego tytułu wynagrodzenie stosując wszystkie przepisy prawa pracy. Wynagrodzenie musi być więc ustalone w wysokości co najmniej minimalnego wynagrodzenia za pracę i przysługuje również w przypadku urlopu jak i za czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę podlega ochronie m.in. w zakresie możliwości dokonywania z niego potrąceń czy też egzekucji. Członkowi zarządu zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę przysługiwać będą również wszystkie uprawnienia pracownicze, np. prawo do przerwy w pracy, prawo do dobowego i tygodniowego odpoczynku, prawo do urlopu, uprawnienia związane z rodzicielstwem itp. Nawet w przypadku odwołania z zarządu umowa o pracę będzie mogła być rozwiązana jedynie na zasadach opisanych w kodeksie pracy, a więc w większości przypadków z zachowaniem okresu wypowiedzenia (z wyjątkiem sytuacji, gdy zawrzemy umowę o pracę na czas kadencji).
Wynagrodzenie członka zarządu z powołania i umowa o pracę
Należy pamiętać, że z obu tytułów (umowy o pracę i z tytułu sprawowania funkcji w zarządzie) może być wypłacane odrębne wynagrodzenie, przy czym w przeciwieństwie do wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę wynagrodzenie z tytułu sprawowania funkcji w zarządzie nie jest obowiązkowe. Zasady wypłaty wynagrodzenia z umowy o pracę nie różnią się od standardowej umowy o pracę. Wynagrodzenie z tytułu sprawowania funkcji w zarządzie wypłacane jest na podstawie uchwały wspólników lub akcjonariuszy i istnieje tutaj duża swoboda co do reguł wypłaty takiego wynagrodzenia (można swobodnie decydować o częstotliwości wypłaty, wysokości wynagrodzenia czy też uzależnieniu go od wyników spółki).
Oskładkowanie i podatek wynikający z umowy o pracę z członkiem zarządu spółki
Pamiętajmy, że w związku z wypłatą wynagrodzenia członkowi zarządu zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę konieczne będzie również opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczek na podatek dochodowy, na takich samych zasadach jak w przypadku wszystkich pracowników.
Okres trwania umowy o pracę z członkiem zarządu
Umowa o pracę z członkiem zarządu może być zawarta na standardowych warunkach – na czas określony lub nieokreślony. Jeżeli zależy nam na ścisłym powiązaniu okresu umowy o pracę z okresem kadencji w zarządzie najlepszym rozwiązaniem będzie zawarcie umowy na czas określony – okres kadencji. Jest to szczególne rozwiązanie przewidziane w kodeksie pracy, zgodnie z którym w przypadku zatrudnienia na okres kadencji nie mają zastosowania standardowe limity dotyczące umowy o pracę na czas określony. Pamiętajmy jednak, że z umowy o pracę musi wynikać wprost, że jest zawierana na okres kadencji. Ważne, aby zawarcie umowy o pracę było faktycznie powiązane ze sprawowaniem funkcji w zarządzie i niezbędne w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy.
Formalności związane z zawarciem umowy
Przy zawieraniu umowy o pracę z członkiem zarządu konieczne jest dopełnienie wszystkich standardowych formalności. Umowa o pracę powinna być zawarta na piśmie.
Tak jak w przypadku każdego pracownika musimy przekazać zatrudnianemu członkowi zarządu wszystkie niezbędne informacje dotyczące zatrudnienia, których zakres określają szczegółowo przepisy kodeksu pracy. Konieczne jest przeszkolenie BHP pracownika, wykonanie badań medycyny pracy oraz zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych. Pamiętajmy też o obowiązku przekazania klauzuli informacyjnej o przetwarzaniu danych osobowych pracownika oraz upoważnieniu go do przetwarzania danych w imieniu spółki.
Kto podpisuje umowę o pracę z członkiem zarządu?
Należy pamiętać, że przepisy KSH przewidują szczególne zasady, na jakich należy zawierać z członkami zarządu umowy. Dotyczy to też umowy pracę. W takim przypadku spółki nie może reprezentować członek zarządu, zarówno ten, z którym zawierana jest umowa, jak i inni. Umowę z członkiem zarządu może podpisać wyłącznie pełnomocnik powołany w uchwale wspólników lub akcjonariuszy, a jeżeli w spółce działa rada nadzorcza, to umowę z członkiem zarządu mogą podpisać też jej członkowie.
Pełnomocnik do zawarcia z członkiem zarządu umowy o pracę
Uchwała o powołaniu członka zarządu powinna być podjęta na zgromadzeniu wspólników lub walnym zgromadzeniu (nie można podjąć uchwały w uproszczonym trybie, np. pisemnego zbierania głosów). Na pełnomocnika nie można powołać innego członka zarządu. Zakres uprawnień pełnomocnika powołanego uchwałą wspólników lub akcjonariusz może obejmować wyłącznie zawarcie jednej konkretnej umowy o pracę z konkretnym członkiem zarządu, jak też może być generalny i dotyczyć wszelkich umów zawieranych przez spółkę z członkami zarządu. Uchwała może być dość ogólna i dawać dużą swobodę co do treści zawieranej przez pełnomocnika umowy o pracę, ale może też precyzyjnie określać granice umocowania pełnomocnika (stosowane jest też załączanie do uchwały treści umowy o pracę, która ma być podpisana).
Z czym się wiąże wypowiedzenie umowy o pracę przez członka zarządu?
Członek zarządu zatrudniony w spółce może wypowiedzieć umowę o pracę na takich samych zasadach jak każdy inny pracownik. Wypowiedzenie przez członka zarządu umowy o pracę nie ma jednak wpływu na sprawowanie przez niego funkcji w organie spółki – jeżeli nie zostaną podjęte dodatkowe czynności, to dana osoba pozostanie w zarządzie również po wygaśnięciu umowy o pracę. Dla wygaśnięcia mandatu członka zarządu konieczne jest złożenie przez niego rezygnacji z zasiadania w zarządzie albo odwołanie go z zarządu przez wspólników lub akcjonariuszy. Uchwała o odwołaniu członka zarządu jest skuteczna z chwilą podjęcia lub w innym późniejszym terminie wskazanym w tej uchwale. W przypadku rezygnacji jest ona skuteczna z chwilą złożenia pozostałym członkom zarządu, a w przypadku, gdy w spółce nie ma innych członków zarządu, zastosowanie mają szczególne przepisy – opiszemy je dokładniej w naszych kolejnych wpisach na blogu.
Wsparcie prawne w zakresie umów o pracę z członkami zarządu
W Keller & Wspólnicy wielokrotnie wspieraliśmy Klientów w czynnościach korporacyjnych związanych z powoływaniem i odwoływaniem członków zarządu oraz w zawieraniu z nimi umów o pracę. Również w przypadku potrzeby wsparcia przy rozwiązywaniu z członkiem zarządu umowy o pracę i odwołaniu go z organu spółki można skorzystać z naszych usług. Nasze doświadczenie w zakresie prawa umów pozwala przygotować wszelką niezbędną dokumentację, która nie tylko zapewni, że wszelkie podjęte czynności będą zgodne z prawem i skuteczne, ale również zabezpieczymy przed potencjalnymi ryzykami, które mogą wystąpić w przyszłości. Bez wątpienia bezpieczeństwo w relacjach z zarządem będzie stanowiło dużą wartość dla Twojej spółki.
