Dla każdego przedsiębiorcy bardzo ważne jest, aby jego tajemnice handlowe nie zostały ujawnione. Obowiązujące prawo zabezpiecza jednak informacje niejawne przedsiębiorstwa w ograniczonym zakresie i nie precyzuje wielu kwestii. Jeżeli więc chcesz, aby know how Twoje firmy zostało właściwie zabezpieczone, to powinieneś zastanowić się nad zawarciem z pracownikami umowy o zachowaniu poufności.
Czym jest umowa o zachowaniu poufności dla spółki?
Umowa o zachowaniu poufności (non-disclosure agreement, NDA) reguluje w szczegółowy sposób kwestie związane z obowiązkiem zachowania poufności przez pracownika. Pracodawcy bardzo często decydują się na podpisanie takiej umowy z pracownikami wraz z podpisywaniem umowy o pracę.
Umowa taka może stanowić osobny dokument oraz może być częścią samej umowy o pracę. Czasami umowa taka może być podpisywana jeszcze przed zawarciem umowy o pracę, jeżeli już na etapie rekrutacji kandydat uzyskuje pewne poufne informacje przedsiębiorstwa.
Cele zawarcia umowy o zachowaniu poufności (NDA)
Umowa ma przede wszystkim zabezpieczyć pracodawcę przed ryzykiem ujawnienia jego poufnych informacji. Warto pamiętać, że informacje poufne dotyczą również danych kontrahentów (w tym danych osobowych), więc umowa o zachowaniu poufności chroni pracodawcę nie tylko przed negatywnymi konsekwencjami (w tym finansowymi) ujawnienia jego poufnych informacji, ale również przed ryzykiem naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych. Dobrze napisana umowa pomaga również uniknąć ewentualnych nieporozumień i stanowi jasne wytyczne dla pracownika, co możne a czego nie może robić z informacjami poufnymi pracodawcy.
Kiedy warto stosować umowy o zachowaniu poufności z pracownikiem spółki?
Zawarcie umowy o zachowaniu poufności warto rozważyć w każdym przypadku, gdy pracownik na danym stanowisku będzie miał dostęp do informacji poufnych. Czasami może to dotyczyć wszystkich pracowników danego przedsiębiorstwa, czasami jedynie pracowników niektórych działów (np. handlowców, działu HR), a czasami wyłącznie pracowników najwyższego szczebla (np. członków zarządu). Przed podjęciem decyzji o stosowaniu umów o zachowaniu poufności należy się więc zastanowić, które z informacji o naszym przedsiębiorstwie powinny być chronione (nie powinny być ujawniane publicznie), oraz którzy pracownicy mają do nich dostęp. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby podpisać taką umowę z pracownikiem w trakcie zatrudnienia, jeżeli wcześniej nie miał dostępu do informacji poufnych i np. zmienił stanowisko, lub jeżeli wcześniej umowa nie została zawarta z innych powodów. Warto też zwrócić uwagę, czy umowy zawarte z naszymi kontrahentami nie zobowiązują nas do zawarcia z pracownikiem umowy o zachowaniu poufności.
Charakterystyka tajemnicy przedsiębiorstwa
Regulacje prawne dotyczące ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa możemy znaleźć w ustawie o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. W przepisach tych opisane jest, czym jest tajemnica przedsiębiorstwa, czyli informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób. Ustawa zastrzega, że informacja będzie uznana za tajemnicę przedsiębiorstwa tylko w przypadku, gdy przedsiębiorca podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania jej w poufność, czyli np. oznaczył je w odpowiedni sposób lub wymienił w umowie o zachowaniu poufności.
Związek tajemnicy przedsiębiorstwa z umową o zachowaniu poufności
Tworząc umowę o zachowaniu poufności powinniśmy solidnie przemyśleć, co jest naszą tajemnicą przedsiębiorstwa. Każda przedsiębiorca zdaję sobie sprawę, dzięki którym informacjom może prowadzić i rozwijać swój biznes – chodzi o takie informacje, których nie chcielibyśmy ujawnić naszej bezpośredniej konkurencji. Dla przedsiębiorcy działającego w branży gastronomicznej mogą to być receptury i metody wyrobu potraw, dla przedsiębiorstwa z branży produkcyjnej mogą to być informacje techniczne i technologiczne (w tym np. opracowywane jeszcze innowacje w produktach). Zaletą umowy o zachowaniu poufności dostosowanej do konkretnej organizacji będzie skupienie się w niej na tych konkretnych informacjach, które faktycznie powinny pozostać w tajemnicy.
Elementy umowy o zachowaniu poufności, czyli co powinna zawierać NDA?
Umowa o zachowaniu poufności powinna regulować kilka kwestii. Przede wszystkim powinniśmy w niej określić, jakie informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa (np. informacje techniczne, strategie biznesowe itp.). Umowa może też określić informacje, które nie są tajemnicą przedsiębiorstwa. Umowa powinna także wskazywać, w jakich celach pracownik może korzystać z informacji poufnych oraz jak powinien postępować, aby nie ujawnić tych informacji (np. nie wynosić dokumentów z biura pracodawcy). NDA może zawierać również wyliczenie wyjątkowych sytuacji, w których wyjawienie informacji poufnych nie będzie uznawane za niezgodne z umową. Warto też określić w takiej umowie, jakie będą konsekwencje naruszenia przez pracownika obowiązku zachowania w tajemnicy informacji poufnych oraz jak powinien się zachować w przypadku ujawnienia informacji poufnych. Standardowymi elementami umowy o zachowaniu poufności jest również wskazanie okresu jej obowiązywania oraz obowiązków pracownika po wygaśnięciu umowy o zachowaniu poufności. Jak już wskazywaliśmy wcześniej, obowiązek zawarcia NDA może wynikać z umów łączących pracodawcę z kontrahentami – w takim przypadku umowy te mogą również określać elementy umowy o zachowaniu poufności, jakie powinniśmy zawrzeć w umowach z pracownikami.
Umowa o pracę z zakazem konkurencji i klauzulą poufności
Klauzula poufności jest często łączona z zakazem konkurencji. Dzieje się tak dlatego, że informacje poufne mogą być wykorzystywane przez pracownika właśnie w celu prowadzenia działalności konkurencyjnej wobec pracodawcy. Dlatego pracownicy, którzy mają dostęp do informacji poufnych i są zobowiązani do zachowania ich w tajemnicy, powinni być również zobowiązani do powstrzymywania się od działalności konkurencyjnej. Warto pamiętać, że zakaz konkurencji w okresie zatrudnienia nie wymaga wypłacania pracownikowi dodatkowego wynagrodzenia, jednak jeżeli będziemy chcieli zobowiązać pracownika do powstrzymywania się od działalności konkurencyjnej po wygaśnięciu umowy o pracę, to powinniśmy wypłacać mu w związku z tym dodatkowe świadczenie pieniężne.
Konsekwencje naruszenia informacji poufnej przez pracownika
W przypadku naruszenia obowiązku zachowania poufności pracownik ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą względem pracodawcy. W takim przypadku należy ustalić, jakie straty ponieśliśmy w związku ujawnieniem przez pracownika naszych informacji poufnych. W sporze sądowym z pracownikiem będziemy musieli wykazać okoliczności uzasadniające odpowiedzialność pracownika oraz wysokość powstałej szkody. Pracownik odpowiada w pełnej wysokości za poniesioną przez nas szkodę tylko w przypadku, gdy ujawnił nasze informacje poufne mając na celu wyrządzenie nam szkody. Naruszenie obowiązku zachowania poufności może być również podstawą do rozwiązania z pracownikiem stosunku pracy. Warto też pamiętać, że w niektórych przypadkach pracownik może podlegać również odpowiedzialności karnej w przypadku naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa. Wszystkie te konsekwencje warto opisać w umowie o zachowaniu poufności, aby pracownik zdawał sobie sprawę, jakie będą konsekwencje jego nieprawidłowych zachowań.
W internetowych poradnikach możemy znaleźć często informację o stosowaniu kar umownych w NDA, jednak trzeba sobie zdawać sprawę, że prawo pracy ogranicza nas w istotny sposób w tym zakresie. Przepisy kodeksu pracy określają precyzyjnie, w jakich przypadkach pracownik ponosi odpowiedzialność wobec pracodawcy i jakie obowiązki pracodawca powinien spełnić, aby wyciągnąć konsekwencje względem pracownika – zastrzeganie kar umownych jest sprzeczne z tymi przepisami i nie zabezpieczy właściwie interesów przedsiębiorcy.
Ewentualna kara umowna może zostać natomiast zastrzeżona na wypadek naruszenia obowiązku zachowania poufności obowiązującego po wygaśnięciu umowy o pracę.
Sporządzenie umowy o zachowaniu poufności z profesjonalistą
Jeżeli chcemy skupić się na prowadzonym biznesie zamiast przeszukiwać internetowe poradniki lub szukać gotowych wzorów warto zwrócić się do profesjonalisty, który przygotuje dla nas umowę o zachowaniu poufności dostosowaną do specyfiki branży, w której działamy i innych szczególnych potrzeb. Raz przygotowany wzór będzie mógł być wykorzystywany wiele razy w organizacji. Jednorazowy wydatek na sporządzenie dobrze skonstruowanej umowy o zachowaniu poufności będzie nieporównywalny z wartością, jaką zyska Twoje przedsiębiorstwo, czyli zwiększeniem bezpieczeństwa najcenniejszych informacji firmy.
Wzór umowy dostępny online – czy warto z niego skorzystać?
Internetowe poradniki czy ogólnodostępne wzory umów o zachowaniu poufności nie tylko nie będą dostosowane do Twojej organizacji, ale także mogą spowodować dalsze problemy. Takie dokumenty nie zawsze są przygotowane przez profesjonalistów i mogą zawierać sprzeczne z prawem postanowienia. Zamiast iluzorycznego bezpieczeństwa jakie zapewnia taka umowa, warto też pamiętać, że nasze działania i zawierane umowy powinny odpowiadać obowiązującemu prawu – inaczej będą nieskuteczne.
